La Centralizzazione degli Acquisti nelle Reti di Imprese

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Lunedì, 05 Settembre 2016 17:12

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Centralizzazione degli Acquisti nelle Reti di Imprese, analisi, vantaggi e riduzione del TCO 

A cura di Sergio Giordano, ProcOut S.r.l., Impresa facente parte di Teamreti Italia Rete di Imprese

• Un GA (Gruppo d’Acquisto) può essere definito come una entità che raggruppa due o più organizzazioni di acquisto indipendenti che si uniscono, formalmente o informalmente, o tramite una terza organizzazione indipendente, al fine di coniugare le loro esigenze individuali e di volume per l’acquisto di materiali, servizi e beni in conto capitale sfruttando la maggiore forza contrattuale per ottenere quel valore aggiunto dai fornitori in termini di migliori prezzi, miglior servizio e migliori tecnologie che non si sarebbe potuto ottenere singolarmente da ciascuna organizzazione.

Vantaggi del Gruppo d’acquisto

1. Economie di scala o “Potere d’Acquisto”
Il primo e più immediato vantaggio offerto da un Gruppo d’acquisto è l’economia di scala. Il volume della domanda di acquisto aggregato ad esempio da una rete d’imprese di discrete dimensioni fornisce alle singole imprese quella economia di scala e conseguente potere d’acquisto che non potevano sperare di ottenere da sole.

2. Prezzi più bassi / Maggiore Potere Negoziale
Aumentando il volume d’acquisto previsto, il GA è generalmente in grado di negoziare prezzi più bassi per il bene o il servizio che viene acquistato rispetto a quanto potrebbero ottenere, da sole, le singole società. Questi risparmi sono di solito significativi, vanno dal 10% al 35% in base al livello di competenza della struttura che si occupa degli Acquisti centralizzati.

3. Riduzione dei costi di transazione
Aderendo ad un GA, le organizzazioni possono efficacemente semplificare i processi di approvvigionamento. Questo non solo riduce il costo unitario, ma anche i costi complessivi di transazione in base ad una riduzione del numero di contratti (da negoziare, realizzare e gestire).

4. Economie di Processo
La condivisione di informazioni di acquisti su: fornitori, nuove tecnologie, conoscenza del mercato oltre alla condivisione di esperienza storica di acquisto non solo evitano la ridondanza e riducono i costi di transazione, ma creano una economia di processo molto superiore a quella che ciascuna organizzazione potrebbe raggiungere da sola.

5. Riduzione del Carico di Lavoro
Dal momento che il GA gestisce tutte le fasi per l’emissione e la relativa gestione dei contratti per conto della rete, le singole imprese avranno una significativa riduzione del carico di lavoro, e saranno libere di concentrarsi su quelle attività “core” e quindi più strategiche per la loro impresa.

6. Miglioramento delle procedure (best practice) nel tempo
L’organizzazione che gestisce il GA permette alle imprese della rete di migliorare i loro risultati attraverso la condivisione delle migliori procedure (best practice) in alcuni processi di business, sfruttando le competenze in specifiche aree funzionali. Infatti la maggior parte delle moderne organizzazioni che gestiscono i GA utilizzano esperti di settore per ogni singola categoria merceologica gestita. Questi esperti di settore sono alla continua ricerca di sempre più efficaci metodologie atte a migliorare i processi, la qualità e l'efficienza del fornitore per garantire una ottimizzazione dei processi a prezzi sempre più competitivi (Miglioramento del TCO - Total Cost of Ownership - ossia il costo totale di acquisizione).

7. Economie di tipo tecnico e miglioramento del TCO
L’organizzazione che gestisce il GA, in futuro, offrirà tutti i vantaggi legati alle proprie competenze d’acquisto nelle singole categorie che andrà al di là dell’iniziale vantaggio legato alla sola economia di scala. Infatti, una volta terminata la fase iniziale in cui si sfrutterà al massimo la forza dell’economia di scala per abbassare i prezzi, l’organizzazione che gestisce il GA userà la propria esperienza per aiutare le imprese in rete a far progredire la tecnologia di acquisizione, riducendo gli sprechi e ottimizzando l’uso dei beni e dei servizi che vengono acquistati.

8. Impatto positivo sull’utile per ogni singola società in rete
E’ noto che una riduzione dei costi sugli acquisiti, ad esempio del 5%, produce un aumento dell’utile di oltre il 2% e per ottenere lo stesso risultato le vendite dovrebbero aumentare di oltre il 20%...! Quindi il saving generato da una centralizzazione degli acquisti in una rete di imprese produce un aumento dell’utile in ogni singola società della rete.

Reti d’impresa in Italia: Criticità 

Il GA applicato alle reti d’impresa, pur avendo tutti questi innegabili vantaggi, ha anche le sue criticità che spesso si sottovalutano e che vanno gestite nel modo giusto:

• Fornitore locale vs. fornitore Nazionale vs. fornitore Internazionale
  • Il ricorso alla centralizzazione degli acquisti tra un gruppo di imprese in rete, visto l’aumento delle quantità e del relativo potere d’acquisto, porta inevitabilmente al coinvolgimento  di fornitori nazionali ed internazionali oltre a quelli locali. In tale attività di comparazione/valutazione dei fornitori bisognerà fare attenzione a tenere in giusta considerazione non solo il prezzo finale ma anche la qualità del prodotto nonché i servizi connessi alla fornitura (tempi di consegna, attività post vendita, etc. …). Inoltre non bisognerà tralasciare quegli aspetti caratteristici dei fornitori storici (validi) legati alla conoscenza del cliente che porta ad una maggiore flessibilità nel rapporto cliente fornitore oltre ad evitare l’inevitabile fase di discontinuità tipica nei casi di cambiamento di un fornitore. Naturalmente accanto all’attenzione per tutti gli aspetti evidenziati ci deve essere una nuova “Vision” verso mercato legata al fatto che ora non si è più da soli ma si è parte di una compagine di aziende per cui le scelte da fare dovranno essere le migliori per l’intera rete d’imprese.
• Resistenza al cambiamento (vecchio fornitore (storia, conoscenza,  abitudine))
  • Come per qualsiasi processo che produca cambiamento di procedure/abitudini consolidate etc. … anche l’accentramento degli acquisti produrrà una iniziale resistenza. Bisognerà quindi porre particolare attenzione nell’affrontare tale cambiamento in maniera graduale   in modo da aiutare le persone coinvolte a viverlo nel modo migliore possibile.
    
    

Le reti d’impresa verso la centralizzazione degli acquisti: come operare

• Obiettivo primario che fa nascere la rete d’impresa (di solito Business): Internazionalizzazione, possibilità di accedere alla partecipazione di bandi di gara in maniera stabile, innovazione per condividere i rischi inevitabilmente collegati agli investimenti in nuove tecnologie e prodotti, consolidamento  formale  del rapporto con partner che da anni fanno parte di una stessa supply chain mettendo insieme una maggiore capacità di produzione, di marketing, commerciale e di vendita.
• Una volta consolidato l’obiettivo primario è importante guardare agli obiettivi secondari sfruttando al meglio quei vantaggi indiretti dell’essere parte di una rete di imprese: in cosa si può migliorare e ottimizzare lavorando insieme? Sicuramente suggerimenti in tal senso si possono ottenere guardando al funzionamento di grandi imprese e/o gruppi industriali.
• In questa fase diventa di fondamentale importanza il contributo del manager di rete che ha il compito di effettuare questa analisi e suggerire la strategia giusta per sfruttare i vantaggi indiretti della rete. Tra queste, una delle azioni più naturali e di maggiore impatto, è certamente l’introduzione della centralizzazione degli acquisti.
• Affinché il processo di centralizzazione abbia successo si dovrà aver cura di introdurlo in maniera graduale, iniziando da quelle categorie merceologiche di più immediato e facile accentramento
• Infine saranno necessarie professionalità specifiche nel campo degli acquisti per la gestione delle relative attività, l’emissione dei contratti/ordini aperti e relativa gestione degli stessi (in taluni casi le società in rete sono di dimensioni diverse e quelle più strutturate potrebbero già avere personale con specifica professionalità negli acquisti che potrà essere utilizzato per la gestione delle attività centralizzate affiancando il manager di rete).
  
  

Differenza tra Reti di Imprese in base alla logistica

Stessa Regione: ci potrà essere più attenzione ai  fornitori locali per un maggior numero di categorie

Multi-Regione: si farà ricorso per la prevalenza delle categorie ai fornitori nazionali/internazionali

L’e-Procurement e l’uso di una piattaforma per la gestione degli acquisti

Lo strumento che ci viene in aiuto nel lavoro di centralizzazione è una piattaforma di e-Procurement. Si tratta di dotare la rete di imprese di un sistema informativo “condiviso”, basato sulle più recenti tecnologie Web e utilizzato da tutte le imprese retiste. L’introduzione di strumenti di acquisto innovativi come l’e-Procurement rappresenta uno dei temi più rilevanti per migliorare l’efficienza complessiva dei processi di approvvigionamento di una organizzazione complessa come è la rete di imprese. La negoziazione telematica degli acquisti (e-Procurement) consiste infatti nel mettere in grado chi ne fa uso di gestire via internet tutte le relazioni con il proprio parco fornitori, attraverso una piattaforma informatica “dedicata agli acquisti” che consenta di gestire processi  di selezione del contraente, ricevere offerte, inviare ordini e consultare cataloghi on-line.   Ad esempio, per gli acquisti di beni di consumo o comunque ripetitivi la scelta di una procedura centralizzata che definisca una serie i convenzioni verso altrettanti fornitori permette di inserire dei cataloghi on-line a cui hanno accesso le diverse strutture di rete per procedere all’acquisto diretto a prezzi competitivi in quanto già fissati a monte nelle convenzioni. Le attuali tecnologie informatiche consentono inoltre un semplice interfacciamento e condivisone dei dati, praticamente in tempo reale, con tutti i diversi sistemi informativi gestionali (MRP) delle singole imprese retiste.

Forme di utilizzo della piattaforma di e-Procurement e possibili offerte di mercato:

• acquisto di licenze per dotarsi della piattaforma in modalità Saas (Software as a service ossia software a noleggio, non acquistato) per ogni operatore buyer addetto;
• noleggio ossia pagamento di una tariffa annuale per ogni singola utenza attivata per l’utilizzo di una piattaforma di una società partner,
• delega dell’intera attività di acquisto o parte di essa  (tramite la piattaforma di e-Procurement) in outsourcing a società partner (mantenendo completa visibilità e condivisione di tutti i processi) specializzate in questa attività;
  
  

Vantaggi:

• standardizzazione del processo d’acquisto utilizzando un unico strumento comune per tutte le società in rete;
• possibilità di creare dei cataloghi online ad uso dei singoli clienti interni di ogni società i cui prezzi di listino saranno negoziati a monte in base alle quantità totali previste dalla intera rete;
• nelle attività di ciclo passivo permette una corretta gestione ed attribuzione delle fatture per singola società implicata nel processo d’acquisto. La piattaforma sarà facilmente integrata agli ERP delle singole imprese (ogni impresa riceve  fatture dal fornitore per la sua parte o comunque come previsto dalle regole del contratto di rete)
• Uso della fatturazione elettronica
• Unico Albo fornitori di rete disponibile ad ogni singola impresa in rete
• Sistema di valutazione oggettiva dei fornitori per il miglioramento continuo delle prestazioni
• Ogni società potrà mettere più facilmente a fattor comune le esperienze in ambito acquisti (fornitori  validi e non, riferimenti di prezzo per le singole categorie di spesa etc. …) con evidenti vantaggi reciproci.
• Standardizzazione delle specifiche tecniche di acquisto alle migliori pratiche delle aziende di rete con conseguenti miglioramenti di prezzo/prestazioni dei beni e servizi acquistati. E’ facile immaginare efficientamenti negli acquisti di materiali comuni come i Dispositivi di Protezione Individuali, la cancelleria, i servizi di pulizia e di facility management ecc. ecc. 

Procedure e Controllo

• Una scelta di accentramento degli acquisti comporta una attenzione particolare alle procedure che devono governare l’iter di acquisto.

• Infatti:
  Nel caso di strutture indipendenti l’una dall’altra, le procedure che le singole società in rete utilizzano sono le più svariate e la loro più o meno complessità è spesso collegata alle dimensioni della struttura (micro/piccola/media impresa) ed al budget destinato agli acquisti. Nella maggioranza dei casi ci troveremo di fronte alla mancanza di procedure scritte in quanto le  modalità di acquisto sono legate al buon senso della persona che lo esegue.

• In una situazione di questo tipo, passare ad una centralizzazione degli acquisti comporta una attenzione particolare alla stesura di una procedura di acquisto. Tale procedura, in base ai valori di spesa in gioco, dovrà essere:

  • coerente con gli obiettivi di riduzione costi e di riduzione dei tempi di approvvigionamento
  • coerente con gli obiettivi di efficienza e qualità in accettazione
  • rispettosa dei principi di etica insiti nell’attività di acquisto
  • condivisa e approvata a tutela della spesa gestita di ogni singola struttura che partecipa al gruppo d’acquisto.

  Sempre a tutela degli interessi delle singole società in rete dovrà essere previsto un  controllo dell’applicazione operativa di detta procedura da parte di una preposta persona/struttura di audit della rete (es.: Manager di Rete).

Considerazioni finali

Premesso che l’obiettivo prioritario per una centralizzazione degli acquisti, può essere sicuramente individuato nello sfruttamento delle economie di scala per ridurre i prezzi unitari di beni e servizi da acquisire, bisognerà valutare se in tale obiettivo si vorrà includere o meno l’ottenimento di una standardizzazione dei suddetti beni e servizi o, ulteriormente, l’individuazione di beni e servizi con il miglior rapporto costo-beneficio. Infatti tali obiettivi necessitano di tre diversi approcci operativi le cui conseguenze andranno ben valutate soprattutto in base ai tempi per l’ottenimento dei risultati. Infatti:

1. ottenere economie di scala per la riduzione dei costi unitari accostando precedenti capitolati è relativamente semplice, ma questo può al massimo produrre un effetto finanziario positivo di breve periodo. Già alla seconda gara con la stessa logica difficilmente si possono spuntare significativi sconti aggiuntivi.
2. Aggiungere all’effetto positivo delle economie di scala anche un obiettivo di standardizzazione dei beni e servizi comporterà un lavoro più complesso in cui coinvolgere le singole strutture (raccolta dati e valutazione/condivisione/scelta degli standard) ma che produrrà benefici economici maggiori.
3. Infine individuare i beni e servizi con il miglior rapporto costo-beneficio è estremamente complesso, perché richiede un lungo lavoro di analisi tecnica e concentrazione e condivisione dei dati con i richiedenti  interni. Questo costituisce però l’avvio di un processo virtuoso di introduzione di logiche e strumenti di governo della rete di imprese, di confronto tra pari, di costruzioni di partnership organiche con i fornitori, che può rappresentare un vettore di sviluppo organizzativo di lungo periodo.

Infine, se le competenze in ambito acquisti risultano limitate all’interno della rete di imprese, una buona soluzione potrà essere quella di affidarsi a professionisti degli approvvigionamenti esterni che affiancandosi al Manager di Rete potranno avviare il processo di centralizzazione degli acquisti ed eventualmente gestirne successivamente le attività in modalità e-Procurement con l’uso di una appropriata piattaforma. Tale scelta produrrebbe effetti talmente immediati che i costi di tale soluzione sarebbero rapidamente ripagati dagli immediati ritorni in termini di riduzioni del TCO. 

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